Pourquoi votre entreprise doit-elle passer à la comptabilité en ligne?

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne pour votre entreprise ? Aujourd’hui la comptabilité sur papier ou les logiciels traditionnels de bureau sont devenus désuets.

En tant que dirigeant d’une entreprise, l’une de vos préoccupations essentielles est la gestion financière et comptable de votre organisation. Vous devez savoir, en détails, quelles sont vos entrées financières et quelles sont vos sorties, quelle est leur fréquence et quel est le rendement de vos investissements. Quel système de comptabilité adopter pour votre entreprise? Faut-il utiliser les vieux systèmes papier? Un logiciel de comptabilité traditionnel (logiciel à télécharger sur son bureau) ou un logiciel de comptabilité en ligne moderne, basé sur le cloud?

Nous soulignerons ici plusieures bonnes raisons de tenir sa comptabilité en ligne avec un logiciel basé sur le cloud.

Les problèmes de la comptabilité papier pour une association

Aujourd’hui encore, nous rencontrons de nombreux petits artisans qui utilisent soit un simple cahier et deux classeurs, soit une feuille de calcul Excel. Certe un tableur Excel est un outil puissant qui peut être utilisé pour tenir une comptabilité simple en enregistrant les recettes, dépenses et bilans. Cependant l’utilisation d’un fichier excel n’est, selon nous, pas le meilleur choix:

  • Saisie manuelle – traiter des dossiers papiers et la saisie de données manuellement dans des tableurs prend beaucoup de temps. Vous risquez également de faire des erreurs.
  • Visibilité financière très limitée – avec Excel ou un classement papier, vous ne pourrez avoir que des chiffres historiques et donc désuets. Il vous sera impossible en tant qu’entrepreneur de concevoir un plan d’action adapté pour le futur.
  • Rassembler les documents en fin d’année devient chronophage – rassembler factures, notes de frais, reçus en tous genres et les envoyer à votre comptable demande beaucoup de temps et d’efforts. Il est si facile de les perdre !
  • Conseils stratégiques limités – vous serez beaucoup plus pris par la gestion des papiers et des documents justificatifs et dès lors, vous aurez moins de temps pour réfléchir sur des conseils stratégiques.

Qu’en est-il alors des logiciels de comptabilité traditionnels que l’on installe sur son ordinateur?

Les inconvénients des logiciels de bureau (à installer)

Certaines entreprises préfèrent adopter un logiciel de comptabilité traditionnel, que l’on installe sur son ordinateur. Cette solution est certainement plus efficace qu’un simple tableur excel, mais elle présente toujours de gros désavantages:

  • Mise à jour nécessaire: Les logiciels de bureau doivent régulièrement et impérativement être mis à jour…par vos équipes! Rien n’est automatique. Les mises à jour sont parfois très simples et parfois bien plus complexes, entraînant un mauvais fonctionnement du logiciel pour un certain temps (bugs…)
  • Sécurité limitée: Un logiciel de bureau est installé sur un seul ordinateur – ou plusieurs si plus d’une personnes sont amenées à participer à l’établissement de votre comptabilité. Une telle installation n’est ni sécurisée ni fiable.
  • Accessible d’un seul endroit: Avec un logiciel de bureau, vous ne pourrez accéder à votre comptabilité que si vous accédez à l’ordinateur. Vous ne pourrez pas travailler de chez vous par exemple.
  • Aucun travail collaboratif: Parce que votre logiciel est installé sur un seul ordinateur, une seule personne a accès aux données – il n’est pas possible de partager les informations avec plusieurs utilisateurs. Il vous est également impossible de partager vos données instantanément avec votre expert comptable.

Alors, quelle est l’alternative?

Les avantages d’un logiciel de comptabilité en ligne (dans le cloud)

L’option la plus moderne pour les entreprises de toute taille n’est autre que le logiciel de comptabilité en ligne, de nuage ou dans le cloud (selon les expressions). Ce type de logiciel permettra de consacrer plus de temps à la gestion de votre entreprise et moins de temps au suivi de votre comptabilité.

Qu’est-ce qu’un logiciel en ligne pour une entreprise?

Un logiciel en ligne de comptabilité est tout simplement accessible via internet. Il permet à votre équipe (et votre expert comptable si il n’est pas intégré à votre entreprise) d’accéder facilement à vos données qui sont stockées dans le cloud. Vos données sont hébergées sur des serveurs distants plutôt que sur un serveur au sein de votre entreprise. Avec le logiciel cloud, rien n’est sauvegardé sur votre disque dur local. Vous vous connectez via votre navigateur Web ou votre appareil mobile et utilisez le logiciel à distance à tout moment et depuis n’importe quel endroit.

Les raisons d’adopter un logiciel de comptabilité en ligne

  • Accès facile et mobile – vous n’êtes pas lié au bureau ou à un ordinateur en particulier. Vous pouvez accéder à vos comptes de n’importe où, sur votre ordinateur portable ou sur votre téléphone ou tablette.
  • Vous collaborez mieux non seulement au sein de votre entreprise mais également avec votre expert comptable – terminée la nécessité d’envoyer les documents à votre comptable: ce dernier peut voir instantanément vos données depuis son ordinateur.
  • Aucune mise à jour à installer – avec un logiciel en ligne, les mises à jour sont automatiques, rien n’est à réinstaller. En tant qu’utilisateur vous avez toujours la version la plus récente du logiciel. De plus ces mises à jour ne sont pas payantes.
  • Pas de sauvegarde et plus sécurisé – avec le logiciel en ligne vous ne risquez pas de perdre vos données car elles ne sont pas sur votre disque dur. Le vol ou la destruction accidentelle de votre ordinateur n’est donc pas un risque. Avec le cloud, votre comptabilité est cryptée et protégée par un pare-feu, et est sauvegardée par des backups à intervalle régulier.
  • De vrais outils financiers – les logiciels de comptabilité en ligne vous donnent de vrais outils financiers et des rapports dont vous avez besoin pour gérer au mieux votre entreprise.
  • Réduction du temps perdu – grâce à un logiciel en ligne vous réduisez votre temps passé sur des tâches administratives. C’est plus de temps à consacrer au développement de votre entreprise.

Passer à un système de comptabilité en ligne est un premier pas essentiel pour une meilleure gestion de votre entreprise qu’elle soit petite ou grande: nous avons choisi de collaborer avec Quickbooks, 1er logiciel de gestion comptable en ligne au monde. 2 millions de TPE l’ont déjà adopté, qu’attendez-vous ?

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