Les règles de bonne tenue de sa comptabilité

Chaque entreprise est dans l’obligation de tenir à jour sa comptabilité. Elle peut décider d’avoir recours à un expert-comptable afin de les aider dans la gestion de celle-ci. La société peut aussi décider de s’en charger elle-même. Il faut savoir qu’il existe des experts-comptables en ligne afin de vous faciliter la tâche dans la gestion de vos comptes.

Dans cet article, nous vous donnons tous les conseils pour bien tenir votre comptabilité.

Règle 1 : trier tous ses justificatifs comptables

Dès lors que vous assumez la saisie de l’ensemble de vos données comptables, vous devez être vigilant sur le tri des documents.

En effet, toutes vos pièces comptables doivent être rangées rigoureusement. Cela vous permettra de faire des économies de temps et, par conséquent, des économies d’argent ! Vous gagnerez également en efficacité car vous trouverez vos documents rapidement dès lors que vous en aurez besoin.

Afin de classer vos documents, nous vous conseillons d’investir dans des classeurs pour tous vos documents papiers. Ensuite, prenez un classeur par fonction des documents comme, par exemple, les factures, les fiches de paie, les déclarations fiscales etc. Une fois les documents regroupés par fonction, notre conseil est de les trier par date ou numéro.

Vous devrez alors toujours respecter l’ordre par lequel vous procédez !

Enfin, n’oubliez pas que le tri se fait dès la réception des papiers, n’attendez pas dans accumuler pour les trier !

Règle 2 : rédiger un calendrier d’échéances fiscales et comptables

Une des clefs pour une bonne gestion comptable est de ne rater aucune échéance !

Pour garantir le respect de celles-ci, vous devez tout d’abord faire le point sur toutes les obligations de déclarations que vous aurez à effectuer au cours de l’année. Vous devrez tenir à jour ce calendrier même si vous décidez d’avoir recours à un expert-comptable. Ainsi, vous devez connaître la nature des déclarations ainsi que leur date limite de dépôt. Grâce à cela, vous pourrez créer un rétro-planning où tous les domaines seront concernés.

Voici les différents domaines avec lesquels il faut être vigilant :

La fiscalité : il faudra faire attention aux dates limites de la déclaration de la TVA, de la télétransmission des liasses fiscales, du règlement de la CET et des autres taxes

Le juridique : il faut être vigilant sur le délai d’émission du rapport de gestion et à la date des assemblées générales

Le social : il faut respecter les délais d’envoie des DNS et de déclaration des charges sociales

La comptabilité : indiquer la date de clôture du bilan et la date de l’arrêté des comptes

Vous pouvez maintenir ce calendrier sur un format papier ou électronique. Nous vous conseillons de programmer un rappel avant chacune des dates buttoirs.

Enfin, nous vous conseillons chaque mois d’établir un tableau récapitulatif sur l’ensemble des tâches effectuées et celles-ci qui reste à accomplir.

Règle 3 : bien savoir utiliser son logiciel comptable

Si vous désirez, pour diverses raisons, faire votre propre comptabilité, vous devrez impérativement utiliser un logiciel de comptabilité comme Quickbooks.

Cette étape est cruciale donc elle ne doit pas être prise à la légère. Vous devez donc vous sentir capable de gérer toute la comptabilité de votre entreprise !

Dès lors que vous avez recours à un logiciel de comptabilité, vous devrez le paramétrer en fonction de vos différents besoins. Le paramétrage doit être clair et exhaustif.

Voici ce que vous devrez mentionner :

– Renseigner l’ensemble des informations requises par le logiciel

– Indiquer les profils des utilisateurs

– Choisir votre plan de compte qui saura s’adapter à votre entreprise

– Ouvrir quelques journaux auxiliaires pour classer les achats, les ventes, les opérations de caisse etc.

– Créer des comptes auxiliaires avec le profil de vos clients et de vos fournisseurs

– Paramétrer une sauvegarde automatique (quotidiennement)

À savoir : certains logiciels vous permettent d’automatiser quelques tâches telles que la récupération des folios bancaires ou le lettrage automatique.

Règle 4 : mettre à jour quotidiennement sa comptabilité

Afin d’avoir une bonne gestion comptable, vous devez la mettre à jour régulièrement. En effet, des papiers qui s’entassent vous feront perdre un temps précieux !

Ainsi, dès la réception du courrier, vous devrez procéder au traitement immédiat des documents : soit les saisir ou alors les transmettre à votre expert-comptable.

Beaucoup d’entrepreneurs se laissent submerger par leur comptabilité car ils ne la font pas de manière régulière. S’attaquer à sa comptabilité trop tardivement peut s’avérer catastrophique pour la clôture des comptes annuelle de votre société.

Enfin, ne perdez surtout pas de pièces justificatives ou de documents importants car il peut être très compliqué de se les procurer de nouveaux !

Voici donc tous nos conseils pour mener à bien votre comptabilité ! Cette étape peut s’avérer fastidieuse mais si elle est bien maintenue, vous pouvez facilement vous en sortir tout seul.

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