Facture électronique : Tout ce qu’il faut savoir

Etablir des factures est une tâche journalière à laquelle vous êtes assignée. Vous devez aussi les éditer, les envoyer aux clients, les archiver, etc. Toutes ces opérations prennent du temps considérable et sont d’ailleurs très encombrants. La solution proposée est la facture électronique. Tour d’horizon sur tout ce qu’il faut savoir.

Description d’une facture électronique

Description.
En conformité avec le VI de l’article 289 du CGI, une facture électronique est une facture ou un flux de factures dont la création, la transmission, le reçu et l’archive sont effectués électroniquement. Un mécanisme exclusivement électronique. 
La totalité du fonctionnement de facturation doit être effectuée sous forme électronique pour qu’une facture soit considérée telle une facture électronique. Ainsi, une facture originellement créée sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique n’est estimée comme une facture électronique mais catégorisée comme une facture papier. De même, une facture conçue électroniquement, qui est ensuite envoyée et reçue sous format papier n’est estimée comme une facture électronique. Indulgence jusqu’au 31 décembre 2014
Jusqu’à la date échéante du 31 décembre 2014, une facture réalisée sur papier, puis numérisée pour être envoyée et reçue de manière électronique, notamment par courriel ou réseau sécurisé, sera tenue pour une facture électronique, à condition de respecter les critères cumulatives suivantes :  –         La facture numérisée doit être sécurisée à l’aide d’une signature électronique, quelles que soient les spécificités de cette dernière ;  –          Il faut sauvegarder la facture sous les deux formats: papier et électronique. A savoir : On estimera que le client ait reçu une facture électronique et sauvegardera la facture exclusivement sous sa forme dématérialisé.

Fonctionnement d’une facture électronique

Approbation du client…
En conformité avec le VI de l’article 289 du CGI, le fait de transmettre et de mettre les factures à disposition doivent être approuvées par le destinataire. L’approbation pré-requise du recours à la transmission des factures par voie électronique est susceptible d’être matérialisée dans un document formel s’il y a lieu d’être. Cette acceptation peut aussi se faire de façon implicite, lorsque, par exemple, le client traite ou paie la facture reçue ou, au cas échéant, peut se faire par l’attribution des factures au destinataire au titre d’une échéance raisonnable pour la requête d’une facture papier. Choisir librement la technicité.
Il est tout à fait possible de choisir le mode technique de transmission des factures électroniques. De ce fait, la transmission de ces dernières peut, par exemple, se faire par courriel, en pièce jointe d’un courriel, via un réseau sécurisé, au titre d’un site Internet sécurisé, ou alors par l’utilisation d’un système EDI.

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