Archives par mot-clé : notes de frais

Frais repas : Calcul et déclaration à l’administration fiscale

Pour un contribuable, les raisons sont nombreuses de prendre un repas hors du domicile. Cela peut être dû aux horaires de travail particuliers, à l’éloignement du lieu de travail, à l’implantation d’une clientèle, configuration de l’agglomération, ou encore une pause quotidienne ne permettant pas à chaque salarié de rentrer à son domicile pour manger. Même si certaines entreprises mettent à disposition une restauration collective, le salarié n’est pas dans l’obligation d’user de ce service pour déjeuner. Les frais de nourriture sont une dépense personnelle qui en principe, ne peuvent être admise en déduction des revenus lors de la déclaration d’impôt. Cependant, un contribuable qui ne peut prendre ses repas à son domicile, ces notes de frais rentrent dans le cadre des frais professionnels. Attention, il faut justifier et conserver les justificatifs, sans quoi ceux-ci seront déductibles de vos revenus à hauteur de 4 € 80 par jour.

 

JUSTIFIER LES DÉPENSES DE NOURRITURE AFIN DE LES DÉDUIRE

 

Généralement, un repas à domicile est moins cher qu’un repas à l’extérieur. D’ailleurs, cette dépense est considérée comme dépense supplémentaire. C’est pour cette raison que cela doit être évident, inévitable mais surtout justifié de manière précise ainsi que professionnelle. Les justificatifs doivent être prouvés sous forme de factures, de tickets, de notes, d’attestation de l’employeur, d’attestation du restaurateur. Tous doivent indiquer les dates, les personnes invitées, les motifs, les lieux. Ces justificatifs doivent être conservés durant trois années civiles. Sans pièces justificatives, les frais liés aux repas sont sur une évaluation forfaitaire qui ne peut pas excéder 4 € 80 par repas. Par exemple, lorsque vous déduisez vos frais kilométriques, cela est une preuve de l’éloignement de votre lieu de travail par rapport à votre domicile. Que vous mangiez dans une brasserie, ou dans un fast-food, cette dépense est déductible. Cependant, ces frais ne peuvent être trop excessifs, car un plafond existe concernant les dépenses quotidiennes.

 

CALCUL DES FRAIS DE NOURRITURE, FRAIS DE REPAS

 

Le coût de chaque repas à l’extérieur a une limite forfaitaire de 18 € 60 en 2018, que l’on ne peut dépasser alors que le coût des repas à domicile est de 4 € 80 pour l’année 2018. Ce sont deux repas par jour qui doivent être comptabilisés, toujours sur apport de justificatifs écrit. Si l’on fait le calcul, le coût des repas plancher est donc de 9 € 60 (4 € 80 x 2 = 9 € 60).

 

Le contribuable a la possibilité de déduire un montant égal à la différence entre le prix du repas plafonné (18 € 60) et le coût des repas pris à domicile (4 € 80). A noter que le montant maximum du repas plafonné doit seulement être appliqué pour un déplacement professionnel, car si le salarié n’a pas de contrainte à prendre son repas hors de l’entreprise, ce montant est de 9 € 60.

 

Si le salarié ne peut justifier ces repas, c’est la base forfaitaire de 4 € 80 qui est prise en compte, comme nous l’avons dit précédemment. Prenons un exemple : un salarié prenant un repas sans justification cinq fois par semaine durant quarante semaines, va pouvoir déduire 960 € par an (5€40 x 4€80 = 960 € de déduction annuelle.

 

CAS PARTICULIER : TICKETS RESTAURANTS

 

Lorsqu’un salarié bénéficie de tickets restaurant, c’est la somme dépensée qui est diminuée de la participation de l’employeur à l’achat de titres-restaurant ainsi que de la différence entre le montant du repas payé et une somme forfaitaire : 4 € 80 par repas. Par exemple, un salarié bénéficiant de tickets restaurant de 9 €, une partie est payée par l’employeur : 5 € exactement. Si vous prenez un repas à 12 €, sa valeur minorée de la participation de votre employeur est de 7 € (12 – 5 = 7). Vous allez donc pouvoir déduire 2 € 20 de vos revenus : 7 – 4,80 = 2,20 €.

 

PLAFOND DÉDUCTIBLE

 

Un salarié peut déduire jusqu’à 13 € 80 en 2018. Toute dépense supérieure à 13 € 80 est considérée comme excessive. Le plafonnement des repas est fixé 18 € 60, donc le plafond déductible est de 13€80 (18€60 – 4€80 = 13€80). Cette dépense concerne les repas d’affaires, les repas de congrès, les repas de séminaires et les repas de voyages.

 

BARÈME DE DÉDUCTION

 

PRIX DU REPAS LIMITE DE L’EXONÉRATION
Repas pris hors du lieu de travail
Repas pris sur le lieu de travail 6 € 50
Sans justificatif 4 € 80
Sans obligation 9 € 10
Avec obligation 18 € 60

 

Si jamais votre activité professionnelle vous contraint à prendre vos repas hors de chez vous, pensez à déduire ces frais supplémentaires par rapport au prix d’un repas à domicile. D’ailleurs, concernant les repas à domicile, ceux-ci sont évaluée chaque année par l’administration fiscale.

 

Si jamais vous faite partie d’une entreprise n’ayant pas de restauration collective sur le lieu de travail ou à proximité : avec des justificatifs complets et précis, le montant de vos frais supplémentaires est égal à la différence entre le prix du repas payé et le montant défini par l’administration pour un repas à domicile. Sans justificatif détaillé, les frais supplémentaires sont évalués par rapport à l’évaluation de l’administration pour un repas à domicile. Cependant, dans tous les cas, il est conseillé de déduire les frais supplémentaires de repas la participation de l’employeur à l’achat de titres-restaurant.

 

Si jamais vous faite partie d’une entreprise ayant un mode de restauration collective sur le lieu de travail ou à proximité : avec des justificatifs, vous avez la possibilité de déduire le montant des frais supplémentaires égal à la différence entre le prix du repas payé au travail par rapport à l’évaluation de l’administration pour un repas à domicile. Cependant, dans tous les cas, il est conseillé de déduire les frais supplémentaires de repas la participation de l’employeur à l’achat de titres-restaurant.

 

Concernant les frais de nourriture, ceux-ci font également partis des frais réels, qui peuvent être déduits du bulletin de salaire. Cependant, ces dépenses doivent obligatoirement être nécessaire afin d’obtenir des revenus professionnels salariés, d’ailleurs pour obtenir ceux-ci, votre travail vous contraint de vous nourrir à l’extérieur. De là, vous allez pouvoir déduire la différence entre le repas à l’extérieur par rapport à un repas à domicile avec un prix de 4 € 75, avec une pièce justificative. Car si vous ne pouvez pas avoir de pièces justifiant le prix de votre repas, les frais supplémentaires sont estimés à 4 € 75. Si jamais vous faite partie d’une entreprise ayant un mode de restauration collective sur le lieu de travail ou à proximité, votre déduction fiscale se fait par rapport au prix du repas au restaurant d’entreprise et les 4 € 75. Enfin, la participation de l’employeur concernant l’achat des tickets-restaurants doit être déduite des frais de nourriture déductibles.

Dans quelles conditions peut-on déduire ses frais de repas et de restaurants?

Vous êtes un  professionnel indépendant soumis à un régime réel d’imposition (BIC, BA ou BNC) ou un salarié ayant opté pour les frais réels, et vous êtes amenés à prendre un repas hors de chez vous seul ou avec des clients. Dans quelles conditions pouvez vous enregistrer ces notes de frais dans les charges de votre entreprise? Nous distinguerons ici 2 cas.

Les frais de repas hors domicile: cas où le repas est pris seul et de façon contrainte hors domicile pendant votre temps de travail

On traite ici du cas simple où entre deux rendez vous, vous allez acheter un sandwich car vous n’avez pas le temps de rentrer chez vous. Dans ce cas vous devrez être dans l’impossibilité de rentrer déjeuner chez vous en raison de vos horaires de travail ou de l’éloignement de votre lieu de travail pour pouvoir déduire les frais de repas. L’évaluation de l’impossibilité de rentrer est subjective, et donc à l’appréciation du contrôleur. La situation s’examine réellement au cas par cas…

Le montant déductible de ce repas est égal à la différence entre les dépenses réellement supportées (dans la limite maximale de 18,60 euros) et la valeur du repas pris à domicile, fixée forfaitairement à 4,80 euros en 2018. Attention ces montants forfaitaires sont applicables pour 2018 et actualisés tous les ans, consultez donc votre expert comptable pour vous informer des montants à jour.

Voici le détail du calcul:

Si votre déjeuner vous coûte 18,60 Euros

Repas 18,60E
Repas à domicile 4,80E
Montant déductible 13,80E

Si votre déjeuner vous coûte 14,80 Euros

Repas 14,80E
Repas à domicile 4,80E
Montant déductible 10E

Si vous déjeunez pour 30 Euros

Repas 30E
Repas à domicile 4,80E
Montant déductible 13,80E
Montant non déductible 16,20E

Les frais de restaurants professionnels et les repas d’affaires

Ici nous traitons du cas ou vous invitez un client, un prospect ou un partenaire potentiel à déjeuner. Dans ce cas, le montant total est intégralement déductible, sans le plafond et le plancher des frais de repas. Attention, il doit impérativement s’agir de repas d’affaires ou de frais de représentation pour être déductibles à 100%, c’est à dire être engagés pour la nécessité de l’exploitation. Il faudra donc conserver bien précieusement tous vos justificatifs et noter la raison du déjeuner et le nom du client invité.

Qu’en est-il si vous déjeuner avec vos collègues? En cas de déplacement, les repas sont intégralement déductibles (en produisant le ticket justificatif). Si vous n’êtes pas en déplacement, le repas doit être lié à une réunion de travail.

En conclusion, selon l’endroit où vous vous trouvez et votre statut, vous pourrez inclure un apéritif ou un dessert sans culpabilité (en tout cas sans culpabilité « comptable » :)). En cas de toute, parlez en à votre comptable !

 

 

5 conseils faciles pour gérer vos factures et vos reçus

Vous êtes une petite entreprise ou un professionnel et vous devez gérer de nombreuses factures et reçus ? Seulement voilà, vous passez des heures à les classifier, les enregistrer en attente de la préparation de votre comptabilité. Voici quelques conseils pour que la gestion de vos factures et de vos reçus devienne un jeu d’enfant.

1- Organisez vous

Conseil évident mais rarement mis en place par les professionnels qui ont des centaines de tâches à effectuer pour gérer leurs entreprises: Être organisé ! Si vous n’utilisez pas de logiciel de comptabilité (voir plus bas), vous devez envoyer à votre expert-comptable toutes vos factures et reçus comptables. Celui-ci s’occupera de l’enregistrement de ceux-ci dans son logiciel comptable. Donc la bonne idée pour mieux s’organiser: créer des dossiers par catégorie. Investissez dans de simples classeurs et classez vos documents au fur et à mesure. Vous pourrez avoir plusieurs sous-dossiers pour faciliter les choses, afin de répartir les documents par sujet, catégorie… Un exemple de classification peut être le suivant:

  • factures de ventes
  • factures d’achats
  • Tous documents liés à votre banque (relevés, chèques émis, ordres de virement, etc.)
  • documents de l’administration fiscale
  • documents de l’administration sociale (bulletins de paies, cotisations sociales etc..)
  • Autres, selon votre activité

2- Avoir des comptes séparés

Attention à ne pas mélanger les documents ayant trait à votre activité personnelle et ceux qui correspondent à votre compte professionnel. Assurez vous d’utiliser le bon compte dans toutes vos interactions professionnelles. Rappelez vous que la loi impose l’ouverture d’un compte bancaire professionnel uniquement pour les sociétés (SARL, SA, SAS, EIRL etc.). Par contre les entreprises individuelles (et donc les autoentrepreneurs n’ayant pas opté pour le statut EIRL) sont exemptées de cette obligation. Il n’en demeure pas moins que ces entreprises individuelles doivent impérativement avoir un compte propre à leur activité. L’idée étant d’éviter toute confusion.

3- Planifiez vos factures et reçus réguliers

Si vous avez des factures et des reçus réguliers et répétitifs (tous les mois par exemple), pourquoi ne pas créer une routine dans leur enregistrement ? Vous pouvez configurer des alertes dans votre agenda pour les enregistrer sur une plage horaire dédiée par exemple. Cette planification simple vous permettra d’éviter une perte potentielle de documents et de garder une certaine discipline autours de vos tâches administratives.

4- Investissez dans un bon logiciel

La gestion des factures et des reçus n’est un problème que si vous avez un certain volume à traiter, mais pas les bons outils de comptabilité en ligne pour ce faire. Il existe des logiciels vous permettant d’automatiser la collecte et l’extraction des données de vos factures et reçus, certains s’intégrant dans un système complet de comptabilité en ligne. Ce type de logiciel vous évitera les entrées manuelles et simplifiera les échanges avec votre expert comptable. Plus de tensions quand vient le moment de récupérer les bons justificatifs ! Il existe de nombreuses solutions sur le marché. Notre favorite est Receipt Bank qui vous permet de scanner vos factures depuis votre smartphone. Vous gagnez du temps et évitez ainsi des erreurs d’inattention, oublis…

5- Suivre et analyser

Si vous avez décidé d’adopter un système de comptabilité en ligne complet, vous pourrez facilement suivre et analyser vos dépenses et recettes. Être capable de voir où va votre argent et d’où viennent vos flux d’entrées, vous permet d’avoir une meilleure visibilité de votre entreprise et donc de mieux comprendre vos profits et vos pertes. N’est ce pas essentiel pour prendre les bonnes décisions pour votre activité ? Ne vous arrêtez pas à la saisie de données, utilisez vos données pour alimenter la stratégie de développement de votre entreprise !