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Frais repas : Calcul et déclaration à l’administration fiscale

Pour un contribuable, les raisons sont nombreuses de prendre un repas hors du domicile. Cela peut être dû aux horaires de travail particuliers, à l’éloignement du lieu de travail, à l’implantation d’une clientèle, configuration de l’agglomération, ou encore une pause quotidienne ne permettant pas à chaque salarié de rentrer à son domicile pour manger. Même si certaines entreprises mettent à disposition une restauration collective, le salarié n’est pas dans l’obligation d’user de ce service pour déjeuner. Les frais de nourriture sont une dépense personnelle qui en principe, ne peuvent être admise en déduction des revenus lors de la déclaration d’impôt. Cependant, un contribuable qui ne peut prendre ses repas à son domicile, ces notes de frais rentrent dans le cadre des frais professionnels. Attention, il faut justifier et conserver les justificatifs, sans quoi ceux-ci seront déductibles de vos revenus à hauteur de 4 € 80 par jour.

 

JUSTIFIER LES DÉPENSES DE NOURRITURE AFIN DE LES DÉDUIRE

 

Généralement, un repas à domicile est moins cher qu’un repas à l’extérieur. D’ailleurs, cette dépense est considérée comme dépense supplémentaire. C’est pour cette raison que cela doit être évident, inévitable mais surtout justifié de manière précise ainsi que professionnelle. Les justificatifs doivent être prouvés sous forme de factures, de tickets, de notes, d’attestation de l’employeur, d’attestation du restaurateur. Tous doivent indiquer les dates, les personnes invitées, les motifs, les lieux. Ces justificatifs doivent être conservés durant trois années civiles. Sans pièces justificatives, les frais liés aux repas sont sur une évaluation forfaitaire qui ne peut pas excéder 4 € 80 par repas. Par exemple, lorsque vous déduisez vos frais kilométriques, cela est une preuve de l’éloignement de votre lieu de travail par rapport à votre domicile. Que vous mangiez dans une brasserie, ou dans un fast-food, cette dépense est déductible. Cependant, ces frais ne peuvent être trop excessifs, car un plafond existe concernant les dépenses quotidiennes.

 

CALCUL DES FRAIS DE NOURRITURE, FRAIS DE REPAS

 

Le coût de chaque repas à l’extérieur a une limite forfaitaire de 18 € 60 en 2018, que l’on ne peut dépasser alors que le coût des repas à domicile est de 4 € 80 pour l’année 2018. Ce sont deux repas par jour qui doivent être comptabilisés, toujours sur apport de justificatifs écrit. Si l’on fait le calcul, le coût des repas plancher est donc de 9 € 60 (4 € 80 x 2 = 9 € 60).

 

Le contribuable a la possibilité de déduire un montant égal à la différence entre le prix du repas plafonné (18 € 60) et le coût des repas pris à domicile (4 € 80). A noter que le montant maximum du repas plafonné doit seulement être appliqué pour un déplacement professionnel, car si le salarié n’a pas de contrainte à prendre son repas hors de l’entreprise, ce montant est de 9 € 60.

 

Si le salarié ne peut justifier ces repas, c’est la base forfaitaire de 4 € 80 qui est prise en compte, comme nous l’avons dit précédemment. Prenons un exemple : un salarié prenant un repas sans justification cinq fois par semaine durant quarante semaines, va pouvoir déduire 960 € par an (5€40 x 4€80 = 960 € de déduction annuelle.

 

CAS PARTICULIER : TICKETS RESTAURANTS

 

Lorsqu’un salarié bénéficie de tickets restaurant, c’est la somme dépensée qui est diminuée de la participation de l’employeur à l’achat de titres-restaurant ainsi que de la différence entre le montant du repas payé et une somme forfaitaire : 4 € 80 par repas. Par exemple, un salarié bénéficiant de tickets restaurant de 9 €, une partie est payée par l’employeur : 5 € exactement. Si vous prenez un repas à 12 €, sa valeur minorée de la participation de votre employeur est de 7 € (12 – 5 = 7). Vous allez donc pouvoir déduire 2 € 20 de vos revenus : 7 – 4,80 = 2,20 €.

 

PLAFOND DÉDUCTIBLE

 

Un salarié peut déduire jusqu’à 13 € 80 en 2018. Toute dépense supérieure à 13 € 80 est considérée comme excessive. Le plafonnement des repas est fixé 18 € 60, donc le plafond déductible est de 13€80 (18€60 – 4€80 = 13€80). Cette dépense concerne les repas d’affaires, les repas de congrès, les repas de séminaires et les repas de voyages.

 

BARÈME DE DÉDUCTION

 

PRIX DU REPAS LIMITE DE L’EXONÉRATION
Repas pris hors du lieu de travail
Repas pris sur le lieu de travail 6 € 50
Sans justificatif 4 € 80
Sans obligation 9 € 10
Avec obligation 18 € 60

 

Si jamais votre activité professionnelle vous contraint à prendre vos repas hors de chez vous, pensez à déduire ces frais supplémentaires par rapport au prix d’un repas à domicile. D’ailleurs, concernant les repas à domicile, ceux-ci sont évaluée chaque année par l’administration fiscale.

 

Si jamais vous faite partie d’une entreprise n’ayant pas de restauration collective sur le lieu de travail ou à proximité : avec des justificatifs complets et précis, le montant de vos frais supplémentaires est égal à la différence entre le prix du repas payé et le montant défini par l’administration pour un repas à domicile. Sans justificatif détaillé, les frais supplémentaires sont évalués par rapport à l’évaluation de l’administration pour un repas à domicile. Cependant, dans tous les cas, il est conseillé de déduire les frais supplémentaires de repas la participation de l’employeur à l’achat de titres-restaurant.

 

Si jamais vous faite partie d’une entreprise ayant un mode de restauration collective sur le lieu de travail ou à proximité : avec des justificatifs, vous avez la possibilité de déduire le montant des frais supplémentaires égal à la différence entre le prix du repas payé au travail par rapport à l’évaluation de l’administration pour un repas à domicile. Cependant, dans tous les cas, il est conseillé de déduire les frais supplémentaires de repas la participation de l’employeur à l’achat de titres-restaurant.

 

Concernant les frais de nourriture, ceux-ci font également partis des frais réels, qui peuvent être déduits du bulletin de salaire. Cependant, ces dépenses doivent obligatoirement être nécessaire afin d’obtenir des revenus professionnels salariés, d’ailleurs pour obtenir ceux-ci, votre travail vous contraint de vous nourrir à l’extérieur. De là, vous allez pouvoir déduire la différence entre le repas à l’extérieur par rapport à un repas à domicile avec un prix de 4 € 75, avec une pièce justificative. Car si vous ne pouvez pas avoir de pièces justifiant le prix de votre repas, les frais supplémentaires sont estimés à 4 € 75. Si jamais vous faite partie d’une entreprise ayant un mode de restauration collective sur le lieu de travail ou à proximité, votre déduction fiscale se fait par rapport au prix du repas au restaurant d’entreprise et les 4 € 75. Enfin, la participation de l’employeur concernant l’achat des tickets-restaurants doit être déduite des frais de nourriture déductibles.

RSI : Calcul et définition

Le Régime Social des Indépendants (RSI) a été créé en 2006. Ce régime comptait plus de six millions de cotisants au 1er janvier 2017. Celui-ci s’adressait aux professions libérales, aux auto-entrepreneurs ou aux artisans, aux petits commerçants ainsi qu’aux travailleurs indépendants, aux entrepreneurs individuels exerçant en freelance. Le RSI assurait le versement des indemnités journalières, prestations maladies, prestations maternité, retraites complémentaires… Cependant, les affiliés du RSI se sont beaucoup plains concernant le calcul des cotisations ainsi que leurs visibilités, mais aussi de courriers parfois contradictoires, la difficulté à se radier… La Cour des Comptes avait signalé ces différents problèmes en qualifiant ce régime de « catastrophe industrielle » dans un de ces rapports en 2012. C’est MACRON, anciennement Ministre de l’Economie, de l’Industrie et du Numérique, comme il l’avait indiqué dans son programme de campagne électorale pour la Présidence de la République Française, qui a conduit la réforme du RSI, actée à la rentrée 2017 dans le cadre du vote de la Loi de Financement de la Sécurité Sociale. Le RSI est donc remplacé dès le 1er janvier 2018 par la SSI : Sécurité Sociale des Indépendants. La SSI est désormais gérée par le régime général.

 

LA FIN DU RSI EN 2018

 

Comme nous l’avons précédemment fait remarquer, c’est durant la campagne électorale que le candidat du mouvement En Marche, Emmanuel MACRON, s’en était violemment pris au fonctionnement du RSI, comme étant un frein pour l’activité des indépendants. Président de la République Française depuis mai 2017, c’est le 1er janvier 2018 que la SSI a vu le jour.

 

LA SECURITE SOCIALE DES INDEPENDANTS

 

La fin du RSI a mis en place la baisse des cotisations sociales afin de contrer la hausse de la Contribution Sociale Généralisée (CSG), mais aussi créer une année blanche concernant les créateurs d’entreprise ou encore la suppression totale de la cotisation foncière des entreprises (CFE) concernant les très petites entreprises. La suppression du RSI s’effectue sur deux années : 2018 et 2019. L’alignement du RSI sur le régime général ne veut pas dire uniformisation des statuts. Effectivement, la réforme a été faite pour aider les indépendants. D’où l’importance de faire conserver aux indépendants leurs propres règles concernant leurs cotisations. Si jamais il était question d’aligner leurs cotisations sur celles des salariés, alors il y aurait une très forte augmentation sur leur niveau de contribution. Par ailleurs, avec le régime général, les travailleurs indépendants vont pouvoir acquérir d’une organisation entièrement dédiée.

 

L’AFFILIATION

 

A partir du moment de votre inscription au Centre de Formalités des Entreprises, vous êtes automatiquement affilié à la Sécurité Sociale des Indépendants. Cette inscription doit se faire dès le début de votre activité quelle qu’elle soit. Les professions libérales sont affiliées à l’agence de professions libérales, tandis que les commerçants, les artisans et les industriels dépendent de l’antenne régionale la plus proche du domicile déclaré. Dès le moment de l’inscription, les entrepreneurs ou auto entrepreneurs sont automatiquement affiliés par l’URSAFF.

 

 

LA DECLARATION

 

Comme auparavant, les entrepreneurs affiliés à la Sécurité Sociale des Indépendants doivent obligatoirement déclarer leurs revenus via une déclaration dite « déclaration sociale des indépendants : DSI ». Cette déclaration est généralement faite en ligne sur le site http://www.net-entreprise.fr/ ou via un formulaire papier (qui vous est automatiquement envoyé par courrier postal). Cependant, attention car si votre chiffre d’affaires de l’année N – 2 avant cette déclaration est inférieur à 3 972, la déclaration doit obligatoirement se faire en ligne. Attention, chaque déclaration, que ce soit en ligne ou sur support papier, celle-ci doit obligatoirement être envoyée avant l’été concernant les revenus de l’année précédente. Vous serez par ailleurs, toujours informé car la date change tous les ans, mais généralement c’est à la mi-mai pour les déclarations support papier et début juin pour les déclarations faites en ligne.

 

LE COMPTE RSI

 

Lorsque vous avez déjà créé un compte RSI afin de réaliser vos démarches administratives, vous devez vous connecter sur le site de la Sécurité Sociale des Indépendants : http://www.secu-independants.fr/ Vos identifiants restent les mêmes.

 

ATTESTATION

 

Vous obtenez l’attestation en vous connectant sur le site de la Sécurité Sociale des Indépendants, comme l’ensemble des documents dont vous avez besoin.

 

COTISATIONS

 

Le passage du RSI à la SSI toujours en cours, n’a généralement pas d’incidence sur les barèmes et cotisations des personnes ayant ce statut. Cependant, la réforme vise à améliorer la qualité du service et ainsi éviter toutes erreurs concernant la gestion des dossiers.

 

LES CAISSES DE RETRAITES

 

La réforme a modifié les caisses de retraite. Effectivement, les anciennes caisses du RSI ont été réparties dans les différentes branches de la Sécurité Sociale des Indépendants. Par ailleurs, celles-ci sont spécialisées au niveau de l’URSSAF, au niveau de la CPAM, au niveau de la CARSAT. Les professions libérales ayant déjà leurs propres caisses de retraite, ne sont affiliées que pour l’assurance maladie. Depuis le 1er janvier 2018, les nouvelles entreprises, micro entreprises auto entreprise ou entreprises individuelles doivent obligatoirement passer à la Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse (CNAV). Par ailleurs, beaucoup de professions libérales seront par la suite affiliés à la Caisse Interprofessionnelle de Prévoyance et Assurance Vieillesse.

 

AUTOENTREPRENEURS

 

Les autoentrepreneurs ont une fiscalité différente des autres, et cela ne devrait pas changer avec le passage du RSI à la SSI. Lors de sa déclaration auprès du Centre de Formalités des Entreprises, ceux-ci sont automatiquement mis en relation avec le régime général.

 

LA REPRÉSENTATION DES INDÉPENDANTS

 

Le 8 janvier 2017, le Conseil de la Protection Sociale des Travailleurs Indépendants a vu le jour, lors de sa première assemblée générale. Celui-ci a mis fin au mandat des administrateurs élus du RSI. Les organisations ont par la suite désigné leurs représentants pour une durée de trois ans. Le Conseil de la Protection Sociale des Travailleurs Indépendants contrôle les instances régionales, et nomme les délégués au niveau des branches maladies, vieillesse, famille. Étant sur le terrain, ce conseil va permettre de repérer les indépendants en difficulté afin de les aider au mieux, avec l’aide social, mais aussi le recours à l’amiable sur certains dossiers ainsi que la médiation.

 

ANNÉE 2019 : ANNÉE TEST

 

Depuis le 1er janvier 2019, les nouveaux entrepreneurs seront automatiquement affiliés aux caisses primaires d’assurance-maladie. D’où le fait que cette année est une année test avant le transfert de l’ensemble des indépendants au régime général dès le 1er janvier 2020. Le vrai challenge est la qualité du nouveau service.

Pour cela, il est nécessaire de mettre tout en œuvre afin de sécuriser les données informatiques concernant la SSI mais aussi les organismes conventionnés. Par ailleurs, améliorer la relation client est également un point clé.

 

 

 

Dans quelles conditions peut-on déduire ses frais de repas et de restaurants?

Vous êtes un  professionnel indépendant soumis à un régime réel d’imposition (BIC, BA ou BNC) ou un salarié ayant opté pour les frais réels, et vous êtes amenés à prendre un repas hors de chez vous seul ou avec des clients. Dans quelles conditions pouvez vous enregistrer ces notes de frais dans les charges de votre entreprise? Nous distinguerons ici 2 cas.

Les frais de repas hors domicile: cas où le repas est pris seul et de façon contrainte hors domicile pendant votre temps de travail

On traite ici du cas simple où entre deux rendez vous, vous allez acheter un sandwich car vous n’avez pas le temps de rentrer chez vous. Dans ce cas vous devrez être dans l’impossibilité de rentrer déjeuner chez vous en raison de vos horaires de travail ou de l’éloignement de votre lieu de travail pour pouvoir déduire les frais de repas. L’évaluation de l’impossibilité de rentrer est subjective, et donc à l’appréciation du contrôleur. La situation s’examine réellement au cas par cas…

Le montant déductible de ce repas est égal à la différence entre les dépenses réellement supportées (dans la limite maximale de 18,60 euros) et la valeur du repas pris à domicile, fixée forfaitairement à 4,80 euros en 2018. Attention ces montants forfaitaires sont applicables pour 2018 et actualisés tous les ans, consultez donc votre expert comptable pour vous informer des montants à jour.

Voici le détail du calcul:

Si votre déjeuner vous coûte 18,60 Euros

Repas 18,60E
Repas à domicile 4,80E
Montant déductible 13,80E

Si votre déjeuner vous coûte 14,80 Euros

Repas 14,80E
Repas à domicile 4,80E
Montant déductible 10E

Si vous déjeunez pour 30 Euros

Repas 30E
Repas à domicile 4,80E
Montant déductible 13,80E
Montant non déductible 16,20E

Les frais de restaurants professionnels et les repas d’affaires

Ici nous traitons du cas ou vous invitez un client, un prospect ou un partenaire potentiel à déjeuner. Dans ce cas, le montant total est intégralement déductible, sans le plafond et le plancher des frais de repas. Attention, il doit impérativement s’agir de repas d’affaires ou de frais de représentation pour être déductibles à 100%, c’est à dire être engagés pour la nécessité de l’exploitation. Il faudra donc conserver bien précieusement tous vos justificatifs et noter la raison du déjeuner et le nom du client invité.

Qu’en est-il si vous déjeuner avec vos collègues? En cas de déplacement, les repas sont intégralement déductibles (en produisant le ticket justificatif). Si vous n’êtes pas en déplacement, le repas doit être lié à une réunion de travail.

En conclusion, selon l’endroit où vous vous trouvez et votre statut, vous pourrez inclure un apéritif ou un dessert sans culpabilité (en tout cas sans culpabilité « comptable » :)). En cas de toute, parlez en à votre comptable !

 

 

5 conseils faciles pour gérer vos factures et vos reçus

Vous êtes une petite entreprise ou un professionnel et vous devez gérer de nombreuses factures et reçus ? Seulement voilà, vous passez des heures à les classifier, les enregistrer en attente de la préparation de votre comptabilité. Voici quelques conseils pour que la gestion de vos factures et de vos reçus devienne un jeu d’enfant.

1- Organisez vous

Conseil évident mais rarement mis en place par les professionnels qui ont des centaines de tâches à effectuer pour gérer leurs entreprises: Être organisé ! Si vous n’utilisez pas de logiciel de comptabilité (voir plus bas), vous devez envoyer à votre expert-comptable toutes vos factures et reçus comptables. Celui-ci s’occupera de l’enregistrement de ceux-ci dans son logiciel comptable. Donc la bonne idée pour mieux s’organiser: créer des dossiers par catégorie. Investissez dans de simples classeurs et classez vos documents au fur et à mesure. Vous pourrez avoir plusieurs sous-dossiers pour faciliter les choses, afin de répartir les documents par sujet, catégorie… Un exemple de classification peut être le suivant:

  • factures de ventes
  • factures d’achats
  • Tous documents liés à votre banque (relevés, chèques émis, ordres de virement, etc.)
  • documents de l’administration fiscale
  • documents de l’administration sociale (bulletins de paies, cotisations sociales etc..)
  • Autres, selon votre activité

2- Avoir des comptes séparés

Attention à ne pas mélanger les documents ayant trait à votre activité personnelle et ceux qui correspondent à votre compte professionnel. Assurez vous d’utiliser le bon compte dans toutes vos interactions professionnelles. Rappelez vous que la loi impose l’ouverture d’un compte bancaire professionnel uniquement pour les sociétés (SARL, SA, SAS, EIRL etc.). Par contre les entreprises individuelles (et donc les autoentrepreneurs n’ayant pas opté pour le statut EIRL) sont exemptées de cette obligation. Il n’en demeure pas moins que ces entreprises individuelles doivent impérativement avoir un compte propre à leur activité. L’idée étant d’éviter toute confusion.

3- Planifiez vos factures et reçus réguliers

Si vous avez des factures et des reçus réguliers et répétitifs (tous les mois par exemple), pourquoi ne pas créer une routine dans leur enregistrement ? Vous pouvez configurer des alertes dans votre agenda pour les enregistrer sur une plage horaire dédiée par exemple. Cette planification simple vous permettra d’éviter une perte potentielle de documents et de garder une certaine discipline autours de vos tâches administratives.

4- Investissez dans un bon logiciel

La gestion des factures et des reçus n’est un problème que si vous avez un certain volume à traiter, mais pas les bons outils de comptabilité en ligne pour ce faire. Il existe des logiciels vous permettant d’automatiser la collecte et l’extraction des données de vos factures et reçus, certains s’intégrant dans un système complet de comptabilité en ligne. Ce type de logiciel vous évitera les entrées manuelles et simplifiera les échanges avec votre expert comptable. Plus de tensions quand vient le moment de récupérer les bons justificatifs ! Il existe de nombreuses solutions sur le marché. Notre favorite est Receipt Bank qui vous permet de scanner vos factures depuis votre smartphone. Vous gagnez du temps et évitez ainsi des erreurs d’inattention, oublis…

5- Suivre et analyser

Si vous avez décidé d’adopter un système de comptabilité en ligne complet, vous pourrez facilement suivre et analyser vos dépenses et recettes. Être capable de voir où va votre argent et d’où viennent vos flux d’entrées, vous permet d’avoir une meilleure visibilité de votre entreprise et donc de mieux comprendre vos profits et vos pertes. N’est ce pas essentiel pour prendre les bonnes décisions pour votre activité ? Ne vous arrêtez pas à la saisie de données, utilisez vos données pour alimenter la stratégie de développement de votre entreprise !