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Comptabilité en ligne : les avantages de cette solution

La comptabilité a souvent été considérée comme une tâche chronophage et plutôt pénible. Les experts-comptables consacraient un temps conséquent dans la réalisation de ces tâches. Cependant, depuis quelques années l’expert-comptable en ligne se développe. En effet, cette solution séduit de plus en plus les entrepreneurs de TPE et PME dans leurs démarches administratives et aura tendance à devenir plus intense dans les années à venir. La comptabilité est essentielle dans toutes les entreprises, c’est pourquoi les applications et les logiciels comptables en ligne sont utiles et efficaces dans la gestion de ses documents comptables pour sa société.

 

Comptabilité en ligne : qu’est-ce que c’est ?

 

La comptabilité en ligne est de plus en plus présente dans le paysage de la comptabilité. Elle permet de rendre plus facile la tenue de la comptabilité d’une entreprise. La comptabilité en ligne est une bonne alternative à la comptabilité dite « classique » car elle permet à l’entreprise d’éviter de perdre du temps à se déplacer chez un expert-comptable.

 

Comptabilité en ligne : les avantages

 

Gain de temps et d’argent avec la comptabilité en ligne

Les offres de comptabilité en ligne coûtent moins cher que celles d’un expert-comptable classique. En effet, rencontrer son expert-comptable peut amener à des coûts supplémentaires dans les transports par exemple liés aux déplacements. Il est possible selon les envies de l’auto-entrepreneur de payer son abonnement au mois ou à l’année.

Profitez de sa comptabilité en ligne permet également de gagner du temps car il n’est plus obligatoire d’organiser des réunions faisant perdre un temps précieux. Les outils numériques de la comptabilité en ligne permettent d’éviter la gestion chronophage de ses factures et autres documents comptables.

 

La présence d’un comptable dans les conseils stratégiques

Lorsque l’on utilise une comptabilité en ligne, la présence d’un expert-comptable dans l’aide des décisions stratégiques est primordiale. En effet, l’expert-comptable est important au sein de l’entreprise car il gère les aspects juridiques et administratifs mais prend également en charge la tenue des comptes. C’est pourquoi une expertise comptable en ligne de haute-qualité est proposée systématiquement dans la prise de décision pour l’entreprise ou dans l’aide dans la gestion courante des documents. En ligne, les entrepreneurs peuvent avoir un suivi quotidien et un échange avec un cabinet d’expertise comptable.

L’expert-comptable en ligne à souvent une qualité de services irréprochable au regard réticent que peut avoir la comptabilité en ligne. De plus, la comptabilité en ligne dispose d’un service d’assistance en temps réel permettant d’être guidés en cas de difficultés.

 

L’accès à une comptabilité facilitée et dématérialisée

Pour utiliser une comptabilité en ligne, il suffit que d’une connexion internet. Ainsi, un logiciel comptable ligne permet à l’entrepreneur d’avoir une gestion plus rapide de ses documents et de mieux se retrouver dans sa comptabilité.  Il retrouve un tableau de bord de gestion avec tous les services de comptabilité utile au chef d’entreprise comme ses notes de frais, ses comptes annuels, ses devis et factures mais aussi son compte de résultat. Pour les écritures comptables récurrentes, il est possible de créer des modèles de saisies pour faciliter cette tâche chronophage.

Passer à la comptabilité en ligne à l’avantage de permettre la dématérialisation de ses documents comptables. L’entrepreneur peut retrouver tous ses documents dans un même logiciel. En effet, un logiciel en ligne va stocker toutes les données de l’utilisateur grâce à un Cloud. Cela permet d’éviter les problèmes en cas de pannes informatiques de la société et de récupérer les données en ligne, mais aussi d’éviter de stocker dans son propre espace des données trop volumineuses.

 

Sécuriser ses données comptables et disposer d’un accès en ligne à tous moments

Utiliser un logiciel de comptabilité en ligne permet de stocker ses données comptables de façon sécurisée à un tiers. Les logiciels de comptabilité consacrent de gros moyens financiers dans la sécurisation des données de ses clients.

Avec la comptabilité en ligne, il n’est plus obligatoire d’attendre le rendez-vous prévu par l’expert-comptable. Les utilisateurs de la comptabilité en ligne auront accès à leurs informations comptables à tous moments et n’importe où. Si un problème survient lors de l’utilisation du logiciel de gestion comptable, un service clientèle est disponible pour aider l’utilisateur. Ce service est très réactif.

Ainsi, il est recommandé d’utiliser une comptabilité en ligne dans l’administration de ses documents comptables car elle permet un gain de temps et d’argents considérables mais aussi une simplicité dans la gestion comptable. Aujourd’hui, de nombreux cabinets d’expertises comptable proposent leurs services de comptabilité en ligne mettant en avant leurs rapidités, leurs efficacités et leurs réactivités dans les besoins de l’utilisateur.

5 conseils faciles pour gérer vos factures et vos reçus

Vous êtes une petite entreprise ou un professionnel et vous devez gérer de nombreuses factures et reçus ? Seulement voilà, vous passez des heures à les classifier, les enregistrer en attente de la préparation de votre comptabilité. Voici quelques conseils pour que la gestion de vos factures et de vos reçus devienne un jeu d’enfant.

1- Organisez vous

Conseil évident mais rarement mis en place par les professionnels qui ont des centaines de tâches à effectuer pour gérer leurs entreprises: Être organisé ! Si vous n’utilisez pas de logiciel de comptabilité (voir plus bas), vous devez envoyer à votre expert-comptable toutes vos factures et reçus comptables. Celui-ci s’occupera de l’enregistrement de ceux-ci dans son logiciel comptable. Donc la bonne idée pour mieux s’organiser: créer des dossiers par catégorie. Investissez dans de simples classeurs et classez vos documents au fur et à mesure. Vous pourrez avoir plusieurs sous-dossiers pour faciliter les choses, afin de répartir les documents par sujet, catégorie… Un exemple de classification peut être le suivant:

  • factures de ventes
  • factures d’achats
  • Tous documents liés à votre banque (relevés, chèques émis, ordres de virement, etc.)
  • documents de l’administration fiscale
  • documents de l’administration sociale (bulletins de paies, cotisations sociales etc..)
  • Autres, selon votre activité

2- Avoir des comptes séparés

Attention à ne pas mélanger les documents ayant trait à votre activité personnelle et ceux qui correspondent à votre compte professionnel. Assurez vous d’utiliser le bon compte dans toutes vos interactions professionnelles. Rappelez vous que la loi impose l’ouverture d’un compte bancaire professionnel uniquement pour les sociétés (SARL, SA, SAS, EIRL etc.). Par contre les entreprises individuelles (et donc les autoentrepreneurs n’ayant pas opté pour le statut EIRL) sont exemptées de cette obligation. Il n’en demeure pas moins que ces entreprises individuelles doivent impérativement avoir un compte propre à leur activité. L’idée étant d’éviter toute confusion.

3- Planifiez vos factures et reçus réguliers

Si vous avez des factures et des reçus réguliers et répétitifs (tous les mois par exemple), pourquoi ne pas créer une routine dans leur enregistrement ? Vous pouvez configurer des alertes dans votre agenda pour les enregistrer sur une plage horaire dédiée par exemple. Cette planification simple vous permettra d’éviter une perte potentielle de documents et de garder une certaine discipline autours de vos tâches administratives.

4- Investissez dans un bon logiciel

La gestion des factures et des reçus n’est un problème que si vous avez un certain volume à traiter, mais pas les bons outils de comptabilité en ligne pour ce faire. Il existe des logiciels vous permettant d’automatiser la collecte et l’extraction des données de vos factures et reçus, certains s’intégrant dans un système complet de comptabilité en ligne. Ce type de logiciel vous évitera les entrées manuelles et simplifiera les échanges avec votre expert comptable. Plus de tensions quand vient le moment de récupérer les bons justificatifs ! Il existe de nombreuses solutions sur le marché. Notre favorite est Receipt Bank qui vous permet de scanner vos factures depuis votre smartphone. Vous gagnez du temps et évitez ainsi des erreurs d’inattention, oublis…

5- Suivre et analyser

Si vous avez décidé d’adopter un système de comptabilité en ligne complet, vous pourrez facilement suivre et analyser vos dépenses et recettes. Être capable de voir où va votre argent et d’où viennent vos flux d’entrées, vous permet d’avoir une meilleure visibilité de votre entreprise et donc de mieux comprendre vos profits et vos pertes. N’est ce pas essentiel pour prendre les bonnes décisions pour votre activité ? Ne vous arrêtez pas à la saisie de données, utilisez vos données pour alimenter la stratégie de développement de votre entreprise !