Quelles formalités à effectuer lors de l’embauche d’un salarié ?

Votre entreprise grandit, et vous êtes prêt à embaucher un nouveau salarié ? mais voilà, comment vous y prendre et par où commencer ? Dans un article précédent, nous avons examiné le problème de l’offre d’emploi, ce qu’elle doit comporter et comment organiser un entretien. Dans cet article, nous examinerons plus en détails toutes les démarches administratives liées à l’embauche.

Les étapes essentielles que nous soulignerons sont:

  1. Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
  2. Déclaration préalable à l’inspection du travail
  3. Registre unique du personnel
  4. Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire
  5. Déclaration des mouvements de main d’œuvre
  6. Visite d’information et de prévention (VIP)

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Vous avez rédigé votre offre d’emploi et fini vos entretiens. Un candidat a maintenant été sélectionné comme étant le mieux positionné pour répondre à vos besoins. Il est temps de formaliser votre relation. Quelque soit le contrat de travail (CDD ou CDI) qui vous conviendra, de nombreuses démarches sont a être effectuées. La première est ce qu’on appelle la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

Cette déclaration permet de déclarer à l’Urssaf votre salarié. Vous devrez remplir un formulaire en ligne sur internet au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard avant le début des fonctions ou de la période d’essai.

Votre entreprise devra donner les informations suivantes:

  • sa dénomination sociale et son adresse ;
  • le code APE de l’entreprise ;
  • le numéro Siret ;
  • s’il dépend du régime général de la Sécurité sociale : les coordonnées du service de santé au travail compétent ;
  • le numéro de Sécurité sociale du salarié ainsi que son nom, son prénom, ses date et lieu de naissance et son adresse ;
  • la date et l’heure de l’embauche ;
  • la nature, la durée du contrat et de la période d’essai si le salarié est embauché en CDI ou pour un CDD d’une durée supérieure à 6 mois.

Une fois votre déclaration enregistrée, une copie devra être donnée à votre future  employé. Attention, si vous oubliez, votre entreprise s’expose à une pénalité de 1071 Euro.

Cliquez ici pour la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en ligne Cerfa n° 10563*05 pour les salarie relevant du régime général. Cliquez ici pour la Déclaration préalable à l’embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA)

La déclaration préalable à l’inspection du travail

Votre entreprise devra également faire une déclaration préalable à l’inspection du travail dans quatre cas :

  1. Pour un changement d’exploitant d’un établissement qui emploie du personnel (par le nouvel employeur).
  2. Pour une nouvelle embauche dans un établissement qui n’a pas employé de personnel depuis au moins six mois.
  3. Pour le transfert dans un lieu différent d’un établissement qui emploie du personnel.
  4. Pour une extension ou transformation d’un établissement qui entraîne une modification des activités industrielles et commerciales.

Inscription sur votre registre unique du personnel

Tout employeur est tenu de tenir un registre unique du personnel. Dès lors que vous employez une personne, vous devrez établir ce registre unique du personnel qui permet de s’assurer de la transparence des emplois. Votre registre devra être conservé pendant 5 ans et devra comporter certaines mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail.

Attention, toute infraction est punie d’une sanction pénale.

Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire

Les nouveaux salariés doivent être signalés au moment des déclarations sociales. Lorsque votre salarié commencera à travailler, il sera automatiquement affilié aux institutions Arrco et le cas échéant Agirc (cadre), sans condition d’âge ou de nationalité.

Déclaration des mouvements de main d’œuvre

Si votre entreprise a plus de 50 salariés, vous devrez toues les mois, faire une déclaration sociale nominative (DSN) en indiquant les contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent.

Organisation d’une visite d’information et de prévention (VIP)

Dans les 3 mois suivants la prise de poste, vous devrez organiser finalement une visite médicale pour votre nouvel employé. Celle ci se dénomme visite d’information et de prévention (VIP).

 

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