Pourquoi utiliser QuickBooks Online pour votre entreprise ?

Vous assurer de la bonne tenue de la comptabilité de votre entreprise est essentielle. Sans cela, impossible de gérer efficacement vos recettes et dépenses. De même, faire tout un plan financier devient un casse tête inextricable. Nous avons souhaité enquêter pour vous sur les systèmes de comptabilité à disposition des entreprises et entrepreneurs et pourquoi QuickBooks est le système en ligne qui s’est imposé pour nous comme pour les clients avec qui nous travaillons.

Pourquoi a-t-on besoin d’un système de comptabilité?

Il existe de nombreux avantages à utiliser un logiciel de comptabilité en ligne. Principalement, la comptabilité sur papier et sur excel ou les logiciels traditionnels de bureau sont des outils désuets. Les problèmes inhérents aux anciens systèmes de comptabilité sont les suivants:

  • Grande accumulation de papiers administratifs et difficultés de gérer leur classification.
  • Une mauvaise visibilité financière est un handicap pour une entreprises ou un entrepreneur. Sans cette visibilité, il sera impossible de prendre des décisions de gestion et de développement.
  • Une fin d’année fastidieuse à rassembler tous les documents nécessaires.
  • Le logiciel de bureau est peu sécurisé, cher et nécessite des sauvegardes et mises à jour informatiques coûteuses à exécuter.
  • Le logiciel de bureau ne vous permet pas de travail collaboratif. Ni au sein de votre entreprise, ni avec votre expert-comptable.

Comment Quickbooks peut vous aider ?

QuickBooks est un outil intuitif et pratique pour les entreprises et les entrepreneurs. Tout d’abord, Quickbooks est un logiciel de comptabilité en ligne (dans le cloud) donc accessible via internet. Il permet notamment de rendre les données qui sont stockées dans le cloud facilement accessibles de partout et à tout moment. Cela rend votre travail plus facile, plus collaboratif et plus dynamique.

Votre comptabilité dans le cloud est hébergée sur des serveurs distants plutôt que sur un serveur au sein de votre organisation. Avec le logiciel cloud, rien n’est sauvegardé sur votre disque dur local. Vous vous connectez via votre navigateur Web ou votre appareil mobile et utilisez le logiciel à distance à tout moment et depuis n’importe quel endroit.

QuickBooks permet, entre autre, de facturer, de créer des devis, de gérer sa TVA, de consulter le solde de ses comptes bancaires, de constituer et gérer des tableaux de bord… De plus, comme la base de données est partagée avec votre expert-comptable, QuickBooks vous permet d’optimiser vos échanges (moins de pertes de temps, plus d’efficacité), réduisant ainsi le budget que vous consacrez à ce dernier.


Chez LebonExpertcomptable, nous avons adopté non seulement Quickbooks mais également Receipt Bank. Cet outil vous permettra de perdre moins de temps à gérer vos factures d’achat. Celles-ci peuvent être scannées via l’appareil photo d’un smartphone, puis transmises à Quickbooks.

Selon nous, les raisons d’adopter Quickbooks et Receipt Bank sont les suivantes:

  • Réduire la quantité de papiers administratifs – Receipt Bank vous fera gagner du temps. Finie la perte de temps liée à la saisie des dépenses et à la gestion des documents. Vous pourrez scanner, envoyer un courriel ou prendre une photo de vos reçus avec un smartphone et les chiffres seront automatiquement enregistrés dans QuickBooks. Moins de temps passé sur l’administratif vous permet de vous concentrer sur le développement de votre entreprise.
  • Vision précise, concise et à jour de vos fonds et de votre situation financière: QuickBooks vous permet de suivre facilement des fonds et des projets distincts. Vous pouvez facilement voir les revenus et les dépenses d’un projet particulier (ou d’une usine particulière).
  • Votre comptabilité de fin d’année est facilitée. Vos transactions, factures et reçus sont stockés en toute sécurité sous forme de données numériques dans le cloud. Votre comptable y a immédiatement accès.
  • Économique: le prix par mois de notre plateforme vous offre une solution complète et rentable pour la gestion de vos finances, sans renoncer à un accompagnement de qualité.

Si vous êtes noyés sous des piles de documents, ou si votre système de comptabilité actuel ne vous donne pas la visibilité financière nécessaire pour piloter votre entreprise de façon efficace, suivre vos factures en attente de paiement etc… Il est temps de considérer de changer de système et d’adopter Quickbooks !

5 conseils faciles pour gérer vos factures et vos reçus

Vous êtes une petite entreprise ou un professionnel et vous devez gérer de nombreuses factures et reçus ? Seulement voilà, vous passez des heures à les classifier, les enregistrer en attente de la préparation de votre comptabilité. Voici quelques conseils pour que la gestion de vos factures et de vos reçus devienne un jeu d’enfant.

1- Organisez vous

Conseil évident mais rarement mis en place par les professionnels qui ont des centaines de tâches à effectuer pour gérer leurs entreprises: Être organisé ! Si vous n’utilisez pas de logiciel de comptabilité (voir plus bas), vous devez envoyer à votre expert-comptable toutes vos factures et reçus comptables. Celui-ci s’occupera de l’enregistrement de ceux-ci dans son logiciel comptable. Donc la bonne idée pour mieux s’organiser: créer des dossiers par catégorie. Investissez dans de simples classeurs et classez vos documents au fur et à mesure. Vous pourrez avoir plusieurs sous-dossiers pour faciliter les choses, afin de répartir les documents par sujet, catégorie… Un exemple de classification peut être le suivant:

  • factures de ventes
  • factures d’achats
  • Tous documents liés à votre banque (relevés, chèques émis, ordres de virement, etc.)
  • documents de l’administration fiscale
  • documents de l’administration sociale (bulletins de paies, cotisations sociales etc..)
  • Autres, selon votre activité

2- Avoir des comptes séparés

Attention à ne pas mélanger les documents ayant trait à votre activité personnelle et ceux qui correspondent à votre compte professionnel. Assurez vous d’utiliser le bon compte dans toutes vos interactions professionnelles. Rappelez vous que la loi impose l’ouverture d’un compte bancaire professionnel uniquement pour les sociétés (SARL, SA, SAS, EIRL etc.). Par contre les entreprises individuelles (et donc les autoentrepreneurs n’ayant pas opté pour le statut EIRL) sont exemptées de cette obligation. Il n’en demeure pas moins que ces entreprises individuelles doivent impérativement avoir un compte propre à leur activité. L’idée étant d’éviter toute confusion.

3- Planifiez vos factures et reçus réguliers

Si vous avez des factures et des reçus réguliers et répétitifs (tous les mois par exemple), pourquoi ne pas créer une routine dans leur enregistrement ? Vous pouvez configurer des alertes dans votre agenda pour les enregistrer sur une plage horaire dédiée par exemple. Cette planification simple vous permettra d’éviter une perte potentielle de documents et de garder une certaine discipline autours de vos tâches administratives.

4- Investissez dans un bon logiciel

La gestion des factures et des reçus n’est un problème que si vous avez un certain volume à traiter, mais pas les bons outils de comptabilité en ligne pour ce faire. Il existe des logiciels vous permettant d’automatiser la collecte et l’extraction des données de vos factures et reçus, certains s’intégrant dans un système complet de comptabilité en ligne. Ce type de logiciel vous évitera les entrées manuelles et simplifiera les échanges avec votre expert comptable. Plus de tensions quand vient le moment de récupérer les bons justificatifs ! Il existe de nombreuses solutions sur le marché. Notre favorite est Receipt Bank qui vous permet de scanner vos factures depuis votre smartphone. Vous gagnez du temps et évitez ainsi des erreurs d’inattention, oublis…

5- Suivre et analyser

Si vous avez décidé d’adopter un système de comptabilité en ligne complet, vous pourrez facilement suivre et analyser vos dépenses et recettes. Être capable de voir où va votre argent et d’où viennent vos flux d’entrées, vous permet d’avoir une meilleure visibilité de votre entreprise et donc de mieux comprendre vos profits et vos pertes. N’est ce pas essentiel pour prendre les bonnes décisions pour votre activité ? Ne vous arrêtez pas à la saisie de données, utilisez vos données pour alimenter la stratégie de développement de votre entreprise !

Pourquoi votre entreprise doit-elle passer à la comptabilité en ligne?

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne pour votre entreprise ? Aujourd’hui la comptabilité sur papier ou les logiciels traditionnels de bureau sont devenus désuets.

En tant que dirigeant d’une entreprise, l’une de vos préoccupations essentielles est la gestion financière et comptable de votre organisation. Vous devez savoir, en détails, quelles sont vos entrées financières et quelles sont vos sorties, quelle est leur fréquence et quel est le rendement de vos investissements. Quel système de comptabilité adopter pour votre entreprise? Faut-il utiliser les vieux systèmes papier? Un logiciel de comptabilité traditionnel (logiciel à télécharger sur son bureau) ou un logiciel de comptabilité en ligne moderne, basé sur le cloud?

Nous soulignerons ici plusieures bonnes raisons de tenir sa comptabilité en ligne avec un logiciel basé sur le cloud.

Les problèmes de la comptabilité papier pour une association

Aujourd’hui encore, nous rencontrons de nombreux petits artisans qui utilisent soit un simple cahier et deux classeurs, soit une feuille de calcul Excel. Certe un tableur Excel est un outil puissant qui peut être utilisé pour tenir une comptabilité simple en enregistrant les recettes, dépenses et bilans. Cependant l’utilisation d’un fichier excel n’est, selon nous, pas le meilleur choix:

  • Saisie manuelle – traiter des dossiers papiers et la saisie de données manuellement dans des tableurs prend beaucoup de temps. Vous risquez également de faire des erreurs.
  • Visibilité financière très limitée – avec Excel ou un classement papier, vous ne pourrez avoir que des chiffres historiques et donc désuets. Il vous sera impossible en tant qu’entrepreneur de concevoir un plan d’action adapté pour le futur.
  • Rassembler les documents en fin d’année devient chronophage – rassembler factures, notes de frais, reçus en tous genres et les envoyer à votre comptable demande beaucoup de temps et d’efforts. Il est si facile de les perdre !
  • Conseils stratégiques limités – vous serez beaucoup plus pris par la gestion des papiers et des documents justificatifs et dès lors, vous aurez moins de temps pour réfléchir sur des conseils stratégiques.

Qu’en est-il alors des logiciels de comptabilité traditionnels que l’on installe sur son ordinateur?

Les inconvénients des logiciels de bureau (à installer)

Certaines entreprises préfèrent adopter un logiciel de comptabilité traditionnel, que l’on installe sur son ordinateur. Cette solution est certainement plus efficace qu’un simple tableur excel, mais elle présente toujours de gros désavantages:

  • Mise à jour nécessaire: Les logiciels de bureau doivent régulièrement et impérativement être mis à jour…par vos équipes! Rien n’est automatique. Les mises à jour sont parfois très simples et parfois bien plus complexes, entraînant un mauvais fonctionnement du logiciel pour un certain temps (bugs…)
  • Sécurité limitée: Un logiciel de bureau est installé sur un seul ordinateur – ou plusieurs si plus d’une personnes sont amenées à participer à l’établissement de votre comptabilité. Une telle installation n’est ni sécurisée ni fiable.
  • Accessible d’un seul endroit: Avec un logiciel de bureau, vous ne pourrez accéder à votre comptabilité que si vous accédez à l’ordinateur. Vous ne pourrez pas travailler de chez vous par exemple.
  • Aucun travail collaboratif: Parce que votre logiciel est installé sur un seul ordinateur, une seule personne a accès aux données – il n’est pas possible de partager les informations avec plusieurs utilisateurs. Il vous est également impossible de partager vos données instantanément avec votre expert comptable.

Alors, quelle est l’alternative?

Les avantages d’un logiciel de comptabilité en ligne (dans le cloud)

L’option la plus moderne pour les entreprises de toute taille n’est autre que le logiciel de comptabilité en ligne, de nuage ou dans le cloud (selon les expressions). Ce type de logiciel permettra de consacrer plus de temps à la gestion de votre entreprise et moins de temps au suivi de votre comptabilité.

Qu’est-ce qu’un logiciel en ligne pour une entreprise?

Un logiciel en ligne de comptabilité est tout simplement accessible via internet. Il permet à votre équipe (et votre expert comptable si il n’est pas intégré à votre entreprise) d’accéder facilement à vos données qui sont stockées dans le cloud. Vos données sont hébergées sur des serveurs distants plutôt que sur un serveur au sein de votre entreprise. Avec le logiciel cloud, rien n’est sauvegardé sur votre disque dur local. Vous vous connectez via votre navigateur Web ou votre appareil mobile et utilisez le logiciel à distance à tout moment et depuis n’importe quel endroit.

Les raisons d’adopter un logiciel de comptabilité en ligne

  • Accès facile et mobile – vous n’êtes pas lié au bureau ou à un ordinateur en particulier. Vous pouvez accéder à vos comptes de n’importe où, sur votre ordinateur portable ou sur votre téléphone ou tablette.
  • Vous collaborez mieux non seulement au sein de votre entreprise mais également avec votre expert comptable – terminée la nécessité d’envoyer les documents à votre comptable: ce dernier peut voir instantanément vos données depuis son ordinateur.
  • Aucune mise à jour à installer – avec un logiciel en ligne, les mises à jour sont automatiques, rien n’est à réinstaller. En tant qu’utilisateur vous avez toujours la version la plus récente du logiciel. De plus ces mises à jour ne sont pas payantes.
  • Pas de sauvegarde et plus sécurisé – avec le logiciel en ligne vous ne risquez pas de perdre vos données car elles ne sont pas sur votre disque dur. Le vol ou la destruction accidentelle de votre ordinateur n’est donc pas un risque. Avec le cloud, votre comptabilité est cryptée et protégée par un pare-feu, et est sauvegardée par des backups à intervalle régulier.
  • De vrais outils financiers – les logiciels de comptabilité en ligne vous donnent de vrais outils financiers et des rapports dont vous avez besoin pour gérer au mieux votre entreprise.
  • Réduction du temps perdu – grâce à un logiciel en ligne vous réduisez votre temps passé sur des tâches administratives. C’est plus de temps à consacrer au développement de votre entreprise.

Passer à un système de comptabilité en ligne est un premier pas essentiel pour une meilleure gestion de votre entreprise qu’elle soit petite ou grande: nous avons choisi de collaborer avec Quickbooks, 1er logiciel de gestion comptable en ligne au monde. 2 millions de TPE l’ont déjà adopté, qu’attendez-vous ?