Les devoirs de comptabilité des commerçants

Qu’il soit une personne physique ou morale, le commerçant est soumis à l’obligation de tenir une comptabilité. Toutes les entreprises dont l’immatriculation est effectuée au RCS ou au Registre du Commerce des Sociétés et qui sont souscrites à un régime réel d’imposition, doivent nécessairement tenir une comptabilité normale ou simplifiée. Et ce en prenant les règles du plan comptable en compte, sous réserve d’une taxation d’office du fisc sur un revenu estimé par celui-ci. En fonction de la taille et du régime comptable de la société, les obligations comptables de celles-ci diffèrent.

Les principales obligations

Le commerçant est dans le devoir d’ériger une comptabilité périodique, avec affectation de mesures légales, honnête et qui ne s’écarte pas de la réalité de l’entreprise.
Les sociétés sont dans la possibilité elles-mêmes leurs comptabilités. Par contre, quand elle vient à la disposer à un professionnel, l’entreprise devra, de manière obligatoire, s’adresser à un expert-comptable répertorié au tableau de l’ordre. Uniquement un membre de l’ordre des experts-comptables est dans la faculté de réaliser des opérations de tenue, vérification, appréciation, surveillance ou redressement des comptes pour le compte de tiers. Dans le cas où le commerçant exerce illégalement l’activité, ce fait est considéré comme un délit pouvant conduire à des sanctions pénales. Le commerçant, ou alors son expert-comptable, a l’obligation de:

  • Enregistrer chronologiquement les mouvements, notamment les achats, ventes, etc. des biens de la société,
  • Réaliser une facturation dans des cas particuliers,
  • Etablir un inventaire au moins une fois par an, permettant ainsi de contrôler de manière physique, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs des biens de l’entreprise,
  • Instaurer les comptes annuels à chaque fin d’exercice au regard des enregistrements comptables et de l’inventaire, à savoir le bilan, le compte de résultat et annexe,
  • Disposer d’un compte bancaire, soit dans un établissement de crédit, soit dans un bureau de chèques postaux,
  • Sauvegarder, au moins 10 ans à la suite de la clôture de l’exercice, toutes les pièces comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.,
  • Déposer annuellement ses comptes sociaux auprès du greffe du tribunal de commerce si l’entreprise a une forme sociétale.

Il est de rigueur de savoir que la détention de documents comptables erronés ou factices est réprimé et le dirigeant risque de s’imputer d’une amende de 500 000 € en sus à 5 ans d’incarcération. Les comptes annuels, ou comptes sociaux sont constitués de :

  • un bilan représentant les éléments actifs et passifs de l’entreprise, et affiche distinctement  les capitaux propres,
  • compte de résultat rassemblant les produits, notamment les ventes, les intérêts de capitaux placés, etc. et les charges : achats, salaires, impôts, etc.,  et affiche le revenu ou la déchéance de l’exercice, suite à une déduction des amortissements et des provisions,
  • l’annexe épilogue et enrichit le bilan ainsi que le compte de résultat comportant les méthodes comptables employés, le montant des pensions et es compléments de retraite, etc. Les mentions légales de l’annexe sont définies en fonction de la taille de l’entreprise.

Les comptes doivent obligatoirement être affichés dans les documents, sous forme électronique ou papier, en relation avec :

  • le livre-journal qui est un enregistrement chronologique de toutes les opérations : achats, ventes, etc..
  • le grand livre, rassemblant tous les comptes,
  • le livre d’inventaire, comprenant des éléments chiffrés de l’actif et du passif de l’entreprise.

Les obligations particulières

Pour le cas des grandes entreprises
Les entreprises comptant au moins 300 salariés et réalisant un chiffre d’affaires de 18 millions d’euros au minimum sont dans l’obligation de présenter :

  • l’actif réalisable et disponible ainsi que le passif exigible,
  • un compte de résultat prévisionnel (prévisions des gains et des pertes de l’entreprise),
  • un tableau de financement et un bilan annuel,
  • un plan de financement prévisionnel.

Et les groupes de sociétés, une maison mère contrôlant différentes filiales, sont dans l’obligation de présenter :

  • des comptes affermis, les comptes de l’ensemble des sociétés étant rassemblées de telle manière qu’elles semblent en former qu’une seule entreprise
  • un rapport de gestion du groupe.

Ces comptes consolidés sont constitués du bilan, du compte de résultat consolidés et une annexe, qui sont consubstantiels, pouvant être réalisés à une date différente de celle des comptes annuels de la société mère, le rapport de gestion devant afficher :

  • la position du groupe et son évolution plausible,
  • les événements d’envergure intercédant entre la date de clôture de l’exercice de consolidation,
  • la date de la réalisation des comptes consolidés,
  • les activités de recherche et de développement du groupe.

Pour le cas des petits commerçants
Les personnes physiques ou morales soumises au RSI ou au régime réel simplifié d’imposition sont dans la possibilité de choisir une présentation simplifiée des comptes annuels. Le régime comptable simplifié concerne l’enregistrement des créances et des dettes exclusivement à la clôture de l’exercice. De surcroit, les micro-entreprises ne sont pas imposées de l’obligation d’établissement d’annexe, le bilan simplifié devant afficher :

  • l’actif immobilisé, notamment le fonds de commerce, l’équipement informatique, immobilier, etc.,
  • l’actif circulant, à savoir les stocks en cours, les acomptes versés sur commande, les créances sur les clients, etc.,
  • les capitaux propres,
  • les charges et les produits reconnus au préalable,
  • les provisions,
  • les dettes, à savoir les emprunts, les avances et acomptes sur commandes en cours ainsi que les fournisseurs.

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