A quoi sert lettrage en comptabilité ?

Vite dit, le lettrage consiste à rapprocher des factures portées dans un compte client ou fournisseur du règlement qui leur correspond. Il est ainsi possible de concentrer son attention, ou de sélectionner pour l’impression, uniquement les écritures non rapprochées (non-lettrées), et qui constituent le solde dû (à un fournisseur) ou restant à encaisser (cas d’un compte client). C’est donc une question de « postes ouverts » et non de calligraphie. Mais en tout cas, un bon lettrage est toujours la preuve d'un travail soigné.Le lettrage des comptes de tiers, c’est pratique pour pouvoir faire le point et relancer les « impayés clients » ou pour préparer les paiements à faire aux fournisseurs. Pour un compte, l'affichage des écritures non-lettrées correspond à l'analyse du solde de ce compte. On dit qu’on fait le « lettrage » des comptes parce que, concrètement, le lien entre une facture et l’opération de trésorerie qui y correspond ensuite est matérialisé par une combinaison de lettres placées à la fois en regard de la facture lettrée et de(s) l’opération(s) de trésorerie (banque ou caisse) qui lui correspond(ent). Les logiciels comptables permettent d’ailleurs d’interroger les comptes de tiers par code de lettrage, ce qui est bien pratique en cas de contestation concernant l’affectation d’un règlement. L'illustration ci-dessous présente un même compte clients, version "lettré" puis, avec toutes les écritures.

Importance cruciale du lettrage

Je préconise que le lettrage soit réalisé de manière manuelle, c’est-à-dire à l’initiative du comptable chargé de justifier les comptes de tiers. En effet, bien que les logiciels de comptabilité permettent de faire réaliser un lettrage automatiquement, le risque existe, dans ce cas, que le logiciel lettre une facture pour une autre, dès que plusieurs factures ont été émises pour une valeur faciale identique. Le lettrage manuel va consister à passer les comptes clients ou fournisseurs en revue, à l’écran, un par un, après avoir complété la saisie des factures et des opérations de trésorerie de la période. Ainsi, l’opérateur coche le ou les factures soldées et les mouvements de trésorerie qui viennent éteindre la dette (comptes fournisseurs) ou la créance (comptes clients) que représentait la ou les pièces lettrées. Le logiciel aide dans la mesure où il refusera tout lettrage déséquilibré : il faut que factures et règlement lettrés se soldent.

Quid des écritures non-lettrées?

L’intérêt d’un lettrage régulier et systématique est de détecter, tant dans les comptes des clients que dans les comptes des fournisseurs, les écritures qui restent « ouvertes » au delà d'un délai normal. Il y a alors soit retard de paiement soit présomption d’erreur. Le lettrage est donc une opération indispensable au contrôle interne. Dans tous les cas, une enquête s’impose pour résoudre ces cas. Une comptabilité non lettrée ou mal lettrée sera difficile à lire et donnera l’indication d’une certaine négligence comptable.