L’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés : Formalités d’immatriculation

L’immatriculation est délivrée dès lors que les informations renseignées et les pièces justificatives documentées répondent aux exigences légales et réglementaires. 

Préparation et dépôt de la demande d’immatriculation

Aperçu du contenu de la demande d’immatriculation principale :

  • d’une personne physique :

– identité et domicile personnel, date et lieu de naissance, nationalité,
– le cas échéant, déclaration d’insaisissabilité de ses droits sur sa résidence principale d’habitation, – le cas échéant, informations relatives au Contrat d’Appui au Projet d’Entreprise (CAPE), – nom de domaine de son site internet, – identité de son conjoint ou de son partenaire Pacsé s’il participe à son activité commerciale, – le cas échéant, numéro unique d’identification s’il était préalablement auto-entrepreneur, – activité exercée, – adresse de l’établissement ou adresse de domiciliation, – date de début d’activité, – s’il y a lieu, nom commercial et enseigne, – origine du fonds de commerce (création, reprise, achat, licitation…), – en cas de location gérance du fonds : identité ou dénomination sociale et adresse du domicile ou du siège du loueur de fonds, date de début et de fin du contrat et modalités de son renouvellement.

  • d’une personne morale :

– dénomination sociale ou raison sociale suivie du sigle, s’il y a lieu,
– forme juridique en indiquant s’il y a lieu un associé unique, – adresse du siège social, – montant du capital social et en cas de capital variable, montant au-dessous duquel il ne peut être réduit, – nom de domaine de son site internet, – activités principales, – durée de la vie de la personne morale fixée dans les statuts, – date de clôture de l’exercice social en cas d’obligation de publicité de comptes annuels, – le cas échéant, les informations relatives au Contrat d’appui au projet d’entreprise (CAPE), – identité, domicile, nationalité des associés responsables indéfiniment et solidairement des dettes sociales, s’il y a lieu (SNC, société en commandite par exemple), – identité, domicile, nationalité des dirigeants (gérant, directeur général, directeur général délégué, administrateurs, président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ou du directoire, membres du directoire ou du conseil de surveillance, associés et tiers ayant le pouvoir d’engager à titre habituel la société et commissaires aux comptes…).

Forme de la demande

La demande d’immatriculation doit être établie à l’aide d’un formulaire CERFA dont l’intitulé varie : s’il s’agit d’une personne physique, entreprise individuelle, le formulaire est le P0 ; s’il s’agit de l’immatriculation d’une personne morale, le formulaire adéquat est le M0 (il en existe plusieurs en fonction de la forme de la société).
Ces formulaires sont disponibles en ligne. L’immatriculation peut être demandée par dépôt des documents soit directement auprès du greffe du Tribunal de commerce, soit auprès des Chambres de commerce et d’industrie, ou bien via Internet. Ces formulaires sont revêtus de la signature du demandeur de l’immatriculation ou de son mandataire (avocat par exemple) qui doit alors justifier de son identité et fournir un pouvoir donné par le demandeur.

Bon à savoir : même si le dépôt est effectué par un mandataire, l’obligation d’une procuration signée de la personne au nom et pour le compte de laquelle une formalité est effectuée ne s’applique pas lorsque la demande d’inscription est signée par le déclarant.

L’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés : Conséquences de l’immatriculation

L’immatriculation constitue la présomption de la création d’une activité commerciale individuelle ou de l’existence d’une personne morale.

Portée juridique de l’immatriculation

Vis-à-vis des personnes physiques, l’immatriculation constitue une présomption de la naissance du fonds de commerce correspondant à l’activité immatriculée.
En outre, l’immatriculation permet à ces personnes d’acquérir la qualité de commerçant, ce, éventuellement, jusqu’à preuve du contraire par des tiers. Par ailleurs, cette immatriculation permet en principe également de présumer de ce que ces personnes ne sont pas liées par un contrat de travail dans l’exécution de l’activité ayant donné lieu à leur inscription au RCS. Vis-à-vis des sociétés, l’immatriculation a pour effet de leur reconnaître la jouissance de la personnalité morale, autrement dit, l’existence juridique.
En outre, l’immatriculation emporte, sous réserve de certaines conditions, la reprise des actes passés pour le compte de la société en formation, c’est-à-dire des actes passés par les fondateurs avant l’immatriculation, donc au nom et pour le compte de la future société, dans le seul but de préparer sa constitution et éventuellement le commencement de son exploitation. L’immatriculation des personnes physiques rend opposable aux tiers (c’est-à-dire, produit ou est susceptible de produire des effets juridiques même auprès de personnes tierces) leur qualité de commerçant et l’immatriculation des personnes morales rend également opposable aux tiers leur existence juridique. Plus généralement, l’immatriculation permet en principe d’opposer aux tiers les faits et actes mentionnés au Registre du Commerce et des Sociétés et qui ne le seraient pas si lesdites personnes physiques ou morales n’étaient pas immatriculées.

 

Justification du dépôt de la demande d’immatriculation et de l’immatriculation elle-même

Avant même l’immatriculation, le dépôt du dossier auprès de l’organisme compétent génère la délivrance au déposant d’un récépissé de création d’entreprise valable jusqu’à notification de l’immatriculation de l’entreprise sans dépasser la durée d’un mois à compter de sa délivrance.
Une fois la société immatriculée, un extrait Kbis est délivré, comportant le numéro d’immatriculation (c’est-à-dire le numéro SIREN d’identification au Répertoire des entreprises, attribué par l’INSEE), établi en plusieurs exemplaires par le greffe du Tribunal de commerce. Un extrait K est délivré à l’entrepreneur individuel, dans les mêmes conditions.

 

Coût des formalités d’immatriculation

Le coût de l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés comprend les émoluments du Greffe (incluant les frais d’expédition des extraits) et la TVA applicable à ces émoluments.
Dans certains cas des frais supplémentaires peuvent être facturés lors de l’immatriculation, notamment pour les formalités : d’achat de fonds de commerce, de prise en location gérance de fonds de commerce, d’apport de fonds de commerce et de gérance mandat. Ce coût inclut les frais d’insertion au Bodacc et les frais d’Institut national de la propriété industrielle (INPI).

Entreprise : bien classer ses documents

Ceux qui ont essayé de tenir une comptabilité sans un bon classement des documents s’en souviennent. Pour classer les documents, la méthode est simple. Il suffit de la suivre avec un minimum de rigueur.

Pourquoi dois-je procéder au classement de mes documents comptables ?

Le classement des documents est un pré-requis indispensable à la bonne gestion d’une entreprise. Le classement des documents permet un gain de temps, au même titre que le logiciel de comptabilité. Il diminue les risques de perte de documents. En outre, le classement de documents contribue à suivre sereinement la gestion de son entreprise ainsi qu’à préserver le patrimoine de celle-ci.

Quels sont les documents comptables à classer ?

Il existe 5 grandes familles de documents comptables relatifs :

  • Aux clients
  • Aux fournisseurs
  • Au personnel de l’entreprise
  • A l’administration fiscale
  • A la banque et la caisse
  • Par ailleurs, le classement du courrier avec les tiers devra faire l’objet d’une attention particulière.

Comment dois-je procéder pour classer mes documents comptables ?

Le classement des documents comptables peut être fait par ordre chronologique ou alphabétique. Selon la famille de documents (documents relatifs aux clients / aux fournisseurs / au personnel / à l’administration fiscale / à la banque), vous opterez pour l’une ou l’autre de ces méthodes.

Exemple :

 

  • Pour les clients : il convient de classer les factures par ordre chronologique pour respecter la numérotation des factures
  • Pour les fournisseurs : un classement par ordre alphabétique est plus approprié.
  • Pour les bulletins de paie et les déclarations de charges sociales : il convient de les classer par mois.
  • Pour les documents fiscaux : il est préférable de la classer par type d’impôts.
  • Pour le classement des relevés de banque sera fait par ordre chronologique.

Il faudra éviter de changer de méthode de classement des documents en cours de route. Le recours à un cabinet d’expertise comptable peut contribuer à améliorer l’organisation administrative et faciliter le classement des documents.

Où doivent être classés les documents de l’entreprise ?

Compte tenu du risque de rappel en matière fiscale et sociale, les documents de l’entreprise doivent être classés de préférence dans des classeurs. Par la suite, les documents comptables doivent être conservés dans un endroit accessible seulement à certains membres du personnel afin d’éviter tout risque de vol d’informations stratégiques

Existe-t-il des solutions numériques de classement des documents ?

Le classement des documents peut être dématérialisé. Plusieurs solutions de dématérialisation des documents existent sur le marché. Toutefois, la dématérialisation de l’information ne doit pas faire oublier l’importance du classement des documents dits « papier ».

Cogérance dans une SARL : faut-il s’associer à 50/50 ?

Vous voulez être deux associés égalitaires dans votre SARL ? Voici des solutions pour éviter le piège de la cogestion à 50/50…

Ça y est, vous êtes décidé, vous allez créer votre société. Vous avez monté votre business plan et, bonne nouvelle, vous avez trouvé l’associé parfait pour vous accompagner dans cette nouvelle aventure. Comme vous avez des profils complémentaires et que vos apports sont similaires, vous avez décidé de devenir associés égalitaires, à 50-50. Sauf que cette situation est loin d’être sans risque…

Toujours envisager les éventuels désaccords  à venir

Dans une SARL détenue à 50-50, il faut savoir que toutes les décisions relatives à la vie de la société (celles qui nécessitent la majorité absolue comme celles à la majorité relative) vont devoir être prises à l’unanimité. Il faut, dès lors, envisager l’hypothèse de futurs désaccords et de conflits à venir.
Pour l’instant, tout fonctionne bien mais qu’en sera-t-il dans un, cinq ou dix ans ? Que se passera-t-il si vous ne parvenez pas à vous entendre sur une orientation stratégique à prendre ou sur des investissements à réaliser, si vous vous apercevez que vous n’avez pas la même vision de l’entreprise ou les mêmes valeurs que votre associé ? Ce ne sont pas les motifs de blocage qui manquent, même lorsque les deux associés sont de bonne foi. Il est donc essentiel d’anticiper cette situation en prenant, en amont, les précautions qui s’imposent.

Les solutions pour éviter les conflits

La solution la plus simple pour ne pas se retrouver dans une impasse est d’opter pour une répartition du capital à 51-49. Ainsi, l’associé majoritaire aura le dernier mot et l’entreprise pourra continuer à avancer. Néanmoins, cette option peut être problématique : quand les deux associés se sont investis en amont, la volonté d’être strictement égalitaires peut être très forte.
Dans ce cas, vous pouvez aussi choisir d’intégrer au capital de votre SARL un troisième associé qui jouera le rôle d’arbitre grâce à un nombre minimal de parts sociales. Généralement, les associés répartissent le capital social ainsi : 49-49-2. Quand tout se passe bien, les deux principaux associés gèrent l’entreprise à égalité, exactement comme ils le feraient dans un schéma à 50-50.  En cas de désaccord, l’associé de confiance tranche le litige puisqu’il permet de dégager une majorité (49+2 =51) et donc, de prendre une décision.